ExcelにAIを入れる3つの方法｜不動産の物件台帳・顧客リスト・反響集計を整える

ExcelにAIを入れる方法は3つ——来月も続く作業かどうかで選ぶ

不動産会社のExcel業務にAIを入れる方法は、①Excelの中でCopilotに指示する、②ExcelファイルをChatGPTなどに渡して集計・分析させる、③AIに数式・マクロ・Power Queryの手順を書かせて自社のExcelに組み込む、の3つです。一度きりの集計なら②、いま開いている台帳の手直しなら①、毎月同じ形で繰り返す作業なら③が向いています。

どの方法でも、役割の分け方は同じです。AIに任せるのは、表を「作る・直す・読み解く」ところまで。毎月の数字を「計算し続ける」のは、Excelの数式やピボットテーブルに残します。数式にしておけば、翌月も同じ計算になり、担当者が変わっても中身を確かめられます。

この記事は、物件台帳・空室リスト・顧客リスト・反響集計・賃料表など、すでに社内にあるExcelをAIで扱いやすくするための手順書です。Microsoft Copilotの製品全体（Word・Outlook・Teamsでの使い方）はMicrosoft Copilotの解説、Excelの外のツール同士をつなぐ自動化は業務自動化ツールの比較で扱っています。

3つの方法はどう違う？

ExcelでAIを使う3つの方法を、向いている作業・必要なもの・注意点で比べると次のようになります（2026年9月時点）。

表を横に読むと、選ぶ軸は「どのAIが賢いか」ではなく「その作業が来月もあるか」だとわかります。来月も同じ集計をするなら、AIとの会話で毎回やり直すより、AIに仕組みを書かせてExcelに残すほうが、作業も確認も一度で済みます。

① Excelの中でCopilotに指示する

Excelの右下にあるCopilotのアイコンを選ぶと、画面の横で日本語の指示を出せます。シートの追加、数式の作成、並べ替えや条件付き書式、グラフやピボットテーブルの作成まで、開いているブックを直接編集できます。ブックを直接変えるモードのほかに、実行前に手順の案を出させるモードと、ブックを変えずに分析だけ答えるモードがあります（Microsoftサポート、2026年）。台帳を触るのが不安なうちは、手順の案を出させるモードから試すと、何が変わるかを先に確かめられます。ブックを直接編集するモードを使うには、有料のCopilotライセンスか、個人向けの対象プランが必要です。

Copilotを使うための契約は、大きく3つに分かれます。

• 会社でMicrosoft 365を契約している……対象プランのユーザーは、Copilot Chatを追加費用なしで使える。管理者の割り当てによっては、Excelの画面横で開いている表の傾向や集計について質問できる（Copilotの表示が「Copilot Chat (Basic)」の人は、アプリの中では使えない）。ブックを直接編集させる機能は、有料のCopilotライセンスが前提になる（Microsoftサポート、2026年）。使える範囲は管理者の設定でも変わる
• 中小企業向けの有料版を追加する……Microsoft 365 Copilot Businessは、Business Basic・Standard・Premiumに追加するライセンスで、300ユーザー以下の組織が対象。通常は1ユーザー月3,148円相当（年払い・税抜）。2026年7月1日〜12月31日のキャンペーンでは、既存のMicrosoft 365顧客が年間契約で申し込む場合、初年度は月2,698円相当（年払い）
• 個人向けのMicrosoft 365を使っている……PersonalやFamily（AIクレジットのあるプラン）、Premiumで使える。OneDriveに保存したブックが対象（自動保存をオフにしたブックへの対応は、Windows・Mac向けに順次提供中＝2026年7月時点）

個人向けの契約を会社のファイルに使う場合、ファイルへのアクセスは会社のアカウントに結びつき、管理者はその使い方を止める設定もできます（Microsoftサポート、2026年）。社員が自分の契約で会社の台帳を開く前に、会社として認めるかどうかを決めておきます。なお、Microsoftは「Microsoft 365 Copilot」の名称を「Microsoft Copilot」へ切り替えており、移行期間中は資料や画面で両方の名前が使われています（Microsoft Learn、2026年9月時点）。

セルに直接書くAI関数は、台帳の計算に組み込まないほうが安全です。

ExcelのCOPILOT関数は、プレビュー提供のまま2026年9月14日で使えなくなりました。計算済みの値はブックに残りますが、そのセルが再計算されると「#NAME?」エラーになります。Microsoftは代わりにCopilotの作業ウィンドウを使うよう案内しています（Microsoftサポート、2026年）。Googleスプレッドシートの AI関数も、回答はテキストに限られ、一度に生成されるのは選択した最初の350セルまでです。元のデータが変わったら、自分で［更新して挿入］を押して作り直す必要があり、複数の範囲をつないだ指示では更新を促す表示も出ません（Google ドキュメント エディタ ヘルプ、2026年）。便利な関数に台帳の計算を預けると、提供条件が変わったときに台帳ごと止まります。AI関数は分類や下書きのたたき台に使い、残す数字は通常の数式で持つと分けておきます。

② ファイルをChatGPTなどに渡して集計させる

ChatGPTには、.xls・.xlsx・.csvといった表計算ファイルを添付して、要約・集計・グラフ作成を頼めます。集計などの分析では、ChatGPTがPythonのコードを書いて実行することがあります（OpenAIヘルプ、2026年）。「先月の反響を媒体別に数えたい」「成約までの日数に傾向があるか見たい」といった、一度きりの問いに向いています。

OpenAIは、最初の回答では意図と違う分析方法やグラフの種類を選ぶことがあるとして、生成されたコード・出力・前提を確認してから使うよう案内しています。「媒体の列を使って、月ごとに件数を数えて」のように、使う列と数え方を指定すると、ずれを減らせます。

弱点は、計算がAIとの会話の中で行われ、自社のExcelには数式として残らないことです。翌月も同じ集計が要るなら、この方法で答えの形を確かめたうえで、③の方法で数式やピボットテーブルに置き換えます。

③ AIに数式・マクロ・Power Queryの手順を書かせる

3つめは、AIを「作り方を教えてくれる同僚」として使う方法です。ChatGPTやCopilot Chatに表の列の構成を伝え、必要な数式やマクロ（VBA）、Power Queryの操作手順を書かせて、自分でExcelに組み込みます。列名と架空の数行があれば作れるので、お客様のデータそのものを渡さずに済みます。

毎月届くCSVを1つの表にまとめる作業なら、マクロより先にPower Queryを検討します。Excelの［データ］→［データの取得］→［ファイルから］→［フォルダーから］を使うと、1つのフォルダーにある同じ形式のファイルを1つの表に結合できます（Microsoftサポート、2026年）。コードを書かずに済むぶん、作った人が異動しても、手順を画面で追えます。

AIに渡す前に、表を「AIが読める形」に整える

どの方法でも、AIの読み違いを左右するのは指示文より表の形です。OpenAIは、分析しやすい表の条件として次の点を挙げています（OpenAIヘルプ、2026年）。

• 1行目に、内容がわかる列見出しを置く
• 1行に1件のデータを入れる
• 1つのシートに、関係のない表を複数置かない
• 空の行や列で表を分断しない
• 分析してほしい値を画像にしない

不動産会社の台帳でよく見かける形を、この条件に照らすと次のようになります。

この整え方は、AIのためだけの作業ではありません。

見出しが1行で、1行に1件、状態が文字で入っている表は、入社したばかりの社員にも読めます。特定の人しか触れないExcelの多くは、この条件のどこかを外れています。AIに渡す準備をすることが、そのまま引き継げる台帳づくりになります。

自社の台帳がどこで引っかかるかは、列見出しと架空のデータだけをAIに見せて確かめられます。

次は、当社の物件台帳の列見出しと、架空のデータ3行です。
AIや新しい担当者が読み違えやすい点を指摘し、直し方を提案してください。

【列見出し】
物件名／部屋番号／所在地／賃料／管理費／間取り／状態／備考

【架空データ】
（ここに、実在しない物件名と数字で3行ほど書く）

【条件】
・1行目が見出し、1行に1件の形にする前提で考える
・直し方は「列の分け方」と「入力のルール」に分けて書く
・ドロップダウンリストなどの入力規則で入力ミスを防げる列があれば挙げる

台帳別の使い方とプロンプト例

ここからは、不動産会社でよく使うExcelごとに、AIに渡すもの・頼み方・人が確かめることをまとめます。

物件台帳・空室リスト：更新が止まっている行を浮かび上がらせる

空室リストで起きやすいのは、成約した物件が「募集中」のまま残ることです。台帳の数字が古いまま、お客様への案内やポータルの掲載情報と食い違うと、確認の電話が増えます。「最終更新日」の列がなければ、先に足しておきます。ブックを編集できるCopilotのライセンスがあれば、台帳を開いたまま次のように頼めます。

このシートは賃貸物件の空室リストです。次の設定をしてください。

・「状態」列が「募集中」で、「最終更新日」が今日から14日以上前の行に色を付ける条件付き書式
・「状態」列に「募集中」「申込あり」「成約済み」だけを選べるドロップダウンリスト

変更する前に、どの列のどの範囲に設定するかを一覧で見せてください。

日数は自社の更新の頻度に合わせて変えます。確かめるのは、条件付き書式が思った範囲に効いているかどうかです。わざと古い日付を1行入れて色が付くかを見れば、数秒で確認できます。更新が止まった行が目で見てわかれば、どの物件から掲載情報を確かめるかの順番が決まります。

顧客リスト・反響集計：氏名を外して、媒体別の件数を出す

反響の集計には②の方法が合います。ただし、顧客リストを丸ごと添付する必要はありません。「反響日・媒体・物件種別・ステータス」の列だけを別のシートにコピーし、氏名・電話番号・メールアドレスは含めずに渡します。媒体別・月別の件数を知るのに、お客様が誰かという情報は要らないからです。

添付のファイルは、不動産会社の反響一覧です（氏名・連絡先の列は含めていません）。
列は「反響日」「媒体」「物件種別」「ステータス」です。
ステータスは「反響→来店→申込→成約」の順に進むものとします（それ以外の表記があれば、数え方の前提に書き出してください）。

次の3つを出してください。
・月別×媒体別の反響件数の表
・媒体別に、ステータスが「来店」以降に進んだ件数と割合
・数え方の前提（空欄やステータスの表記ゆれをどう扱ったか）

最後に、計算に使ったコードの要点を短く示してください。

返ってきた表は、1つの媒体だけでも元のExcelでフィルターをかけて件数を数え、一致するかを確かめます。表記ゆれ（「SUUMO」と「スーモ」など）の扱いが前提どおりかも、ここで見ます。一致したら、同じ集計をピボットテーブルで作っておけば、翌月からはデータを差し替えて更新するだけになります。追客の優先順位を点数で付ける方法は見込み客スコアリングの始め方、反響数などの数字を経営判断に使う流れは経営判断にAIを使う方法で解説しています。

賃料表・収支シミュレーション：数式を足す前に、意味を言葉にする

オーナー向けの収支シミュレーションは、作った人しか式の中身がわからない状態になりやすいファイルです。いきなり数式を足す前に、今ある式が何を計算しているかをAIに説明させます。

次のExcelの数式が何を計算しているか、Excelに詳しくない社員にもわかる言葉で説明してください。
セル番地が指す項目は下に書きます。

【数式】
（ここに数式を貼る）

【セルの項目】
B2：物件価格
B3：年間の賃料収入
B4：年間の管理費・修繕費など

【出力】
・この式が求めているもの（1行）
・計算の順番（箇条書き）
・この式が正しく動かなくなる入力の例

表面利回りと実質利回りの列を足すときは、実質利回りに含める経費の範囲を先に社内で決め、式の横のセルに書いておきます。範囲が人によって違うと、同じ物件でも資料ごとに数字がずれるからです。AIが作った式は、1物件だけ電卓で計算し直して一致を確かめてから、ほかの行にコピーします。オーナーに出す金額の誤りは、説明全体の信頼に響きます。

毎月届くCSV：手で貼り直す作業を、結合の仕組みに変える

取引先やシステムから毎月届くCSVを、台帳の形に手で貼り直している場合は、③の方法で仕組みにします。まずAIにPower Queryでの手順を聞き、足りない部分だけマクロを検討します。

毎月、同じ形式のCSVファイルが1つ届きます。これをExcelのPower Queryで1つの表にまとめたいです。

【CSVの列】
物件コード／部屋番号／入金日／入金額

【まとめ先の表の列】
物件コード／部屋番号／対象月／入金日／入金額

【条件】
・CSVは毎月、同じフォルダーに保存する
・ファイル名から対象月を取り出して列にする（ファイル名の例：2026-09.csv）
・Excelの画面で操作する手順を、メニューの名前つきで順番に書く
・Power Queryでできない部分があれば、その部分だけ分けて書く

組み込んだら、先月分の結果を手作業で作った表と見比べ、行数と合計金額が一致するかを確かめます。一致を確かめた月をメモしておくと、あとで数字がずれたときに、どこから変わったかを追えます。

AIに作らせた仕組みを「誰でも直せる」形で残す

AIに数式やマクロを書かせると、仕組みづくりは速くなります。一方で、中身を説明できないマクロが増えると、「特定の人しか触れないExcel」が「誰も中身を説明できないExcel」に変わるだけです。

防ぎ方は難しくありません。ブックに「説明」シートを1枚作り、次の3つを残します。

1. 仕組みの目的（1〜2行）。
2. 毎月の操作手順と、結果の確かめ方。
3. 変更した日・変更した人・変更の内容。

説明文の下書きもAIに任せられます。コードにパスワードや実在の顧客名、社内のファイルの場所が書かれていたら、伏せてから貼ります。

次のマクロ（VBA）が何をしているかを、Excelに不慣れな新人向けに説明してください。

【マクロ】
（ここにコードを貼る）

【出力】
・このマクロがすること（3行以内）
・実行する前に準備すること
・実行したあとに確かめること
・うまく動かないときに最初に見る場所

AIの説明が実際の動きと合っているかは、作った人がテスト用のコピーで一度動かして確かめます。説明シートがあれば、次にAIへ修正を頼むときも、そのシートを渡すだけで前提を伝えられます。

Excel×AIで気をつけることは？

顧客情報は「渡す列」を決めてから入れる

個人情報保護委員会は2023年6月の注意喚起で、事業者が生成AIに個人情報を含むプロンプトを入力するときは、利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認するよう求めています。あわせて、本人の同意なく個人データを入力し、それが応答の出力以外の目的で扱われると法令違反となる可能性があるとして、提供事業者がそのデータを機械学習に利用しないことなどを確認するよう求めています。

入力内容の扱いは、サービス名ではなく契約と設定で決まります。ChatGPTの個人向けプランは、設定で無効にしない限り入力内容がモデルの学習に使われる場合があり、BusinessやEnterpriseは既定で学習に使われません（OpenAI、2026年）。会社のアカウントで使うMicrosoft CopilotとCopilot Chatでは、プロンプトと応答が基礎モデルのトレーニングに使われません（Microsoft Learn、2026年）。Google WorkspaceのGeminiも、許可なく顧客のコンテンツをドメイン外の生成AIモデルのトレーニングに使わないとしています（Google、2026年）。

ただし、学習に使われない契約でも、顧客リストを丸ごと入れてよいことにはなりません。集計に要らない氏名・電話番号・メールアドレスの列は外し、どの列までなら入れてよいかを社内ルールに書いておきます。詳しくはAIにお客様の個人情報を入れてよいかの解説とAI利用ガイドラインの作り方をご覧ください。

マクロ付きファイルは、共有のしかたと開き方に注意する

Windows版のExcelでは、メールの添付ファイルやWebからダウンロードしたファイルに含まれるマクロは、既定で実行がブロックされます。VBAのマクロが、マルウェアを送り込む手口としてよく使われるためです（Microsoft Learn、2026年）。

AIに書かせたマクロを社内で共有するときも、メールに添付して配ると、受け取った側でブロックされることがあります。OneDriveやSharePointに置いたファイルを［開く］→［アプリで開く］でデスクトップアプリから開くか、OneDriveの同期フォルダーから開くと、インターネットから来たファイルとしてのブロックはかかりません。ブラウザでダウンロードしてから開くと、ブロックされることがあります（Microsoft Learn、2026年）。ブロックされない置き場所だからこそ、マクロ付きファイルを置ける人を限り、中身を確かめたファイルだけを置きます。反対に、取引先を名乗るメールで届いたマクロ付きファイルを、自分の判断でブロック解除しないことも社内で徹底します。

AIが出した数字は、1件だけでも手で確かめる

MicrosoftはCopilotが誤った結果を出すことがあるとして、作成されたものを使う前に確認・修正するよう案内しています（Microsoftサポート、2026年）。合計金額・件数・利回りのように社外に出る数字は、1行でも電卓やフィルターで数え直してから使います。全部を検算しなくても、1件の突き合わせと合計値の照合で、列の取り違えのような大きなずれは見つけやすくなります。AIの誤りを見抜く考え方は「AIの嘘」を見抜く最終チェックのコツで紹介しています。

まとめ

ExcelにAIを入れる方法は、Excelの中でCopilotに指示する、ファイルをChatGPTなどに渡して集計させる、AIに数式・マクロ・Power Queryを書かせて組み込む、の3つです。一度きりの問いは会話で答えを出し、来月も続く作業は仕組みにしてExcelに残す、と分けると迷いません。どの方法でも、先に表を「1行目が見出し・1行に1件・状態は文字」の形に整えると、AIの読み違いが減り、そのまま引き継げる台帳になります。顧客情報は渡す列を決めてから入れ、AIが出した数字は1件でも手で確かめてから使います。今日できるのは、いちばん手間のかかっている台帳の列見出しだけをAIに見せ、読み違えやすい点を聞いてみることです。

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