パソコンにOfficeは必要？Officeの主なソフトでできること
パソコンを入手するにあたって、Officeの必要性に悩むユーザーも多くなっています。
「パソコンだけでも出費が多いのにわざわざOfficeを付けなきゃいけないの？」「あまり活用度が高くないならお金を出してまでOfficeを購入したくない」という意見もあるものの、Officeを付けることで作業の効率化を図ることができます。
Officeに備わっているポピュラーなソフトウェアが、word、Excel、PowerPointの3つです。単なるドキュメントやプレゼンテーション資料の作成ツールだと思われがちですが、各機能を深く把握することで質の高い完成物を作れるというメリットがあります。
せっかくレポート課題やビジネス文書作成のためにパソコンを手に入れるなら、ソフトウェアにもこだわってみましょう。これまでとはひと味違ったワンランク上のドキュメントやプレゼンテーション資料に仕上がるため、自分自身の評価を高めることにも繋がります。
以下では、word、Excel、PowerPointでできることの詳細について、基本知識、特徴、メリットを交えながら解説していきます。
Wordでできること
Wordは、Officeを所有している方が最もよく使うソフトウェアのひとつです。
ドキュメントの作成が主な役割となっており、ビジネス文書やレポート課題はもちろん、名刺、地図、広告、ポスター、手紙、年賀はがきといったバリエーション豊富な文書作成に適しています。word＝単なるワープロ機能ソフトと思われがちですが、wordをマスターすることで読み手の理解度が深まる効果的なドキュメントを作ることができます。
以下は、wordに備わっているメジャーな機能の例です。
| 図形 | 数式図形、ブロック矢印、四角形をはじめとする多種多様な図形があり、目的や使用用途に応じてドキュメント内に挿入できる |
| スペルチェック | ドキュメント内にある文字のスペルや文法でおかしい箇所を指摘し、正しい文章になるように予測を提示してくれる |
| 文字の効果 | ドキュメント内にある文字の輪郭、影、光彩、反射を変えることで資料の見やすさをアップさせたり重要ポイントを強調したりできる |
| グラフ作成 | 円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフなど、目的別に異なるグラフを作成できる |
| 図ツール | ドキュメント内の画像に対して、アート効果、レイアウト、トリミング、色の調整、背景の削除ができる |
| 表の追加 | 列と段の数を自分で選び、記入、挿入、削除、結合することで効果的な表を作成できる |
文章を入力する以外にも、表、グラフ、図などを作成・挿入できるという特徴があります。
文章のみが並んだドキュメントでは、レポート課題やビジネス文書としての魅力に欠けてしまいます。積極的に読み手を引き込むためにも、wordを駆使して高評価を得られるドキュメントの作成を心掛けましょう。
また、wordには、ドキュメントを作る以外にも便利な機能が搭載されています。翻訳や文書へのパスワード設定機能は、課題や業務をスムーズに進める上で効果的なツールです。
効率アップやセキュリティ対策なども併せて狙えることから、利便性の高いソフトウェアとなっています。
Excelでできること
Excelは、表や文書を作成できるソフトウェアです。
セルと呼ばれる無数のマス目で形成されているという性質から、帳簿や時間割のようなコマ割りがあるドキュメントを作るのに最適です。自分でコマ割りを作る手間や時間が発生しないのはもちろん、完成物の見栄えが良いというメリットもあります。
また、計算ツールとしても使えるのが特徴で、決められた場所に数字を入力することで計算式を作ることができます。特に計算したい数式が多い場合や複雑な計算をする際に便利な機能なので、作業の効率と正確性を高められるのがポイントです。
そのほかにも、Excelには以下のような機能が搭載されています。
| 関数 | SUM関数、AVERAGE関数、AVERAGE関数をはじめとする400以上の関数を使って、入力した数字をスムーズに計算できる |
| 罫線を引く | 罫線を引くことで、シート内の一部を別途表として作成できる |
| セルの結合 | マス目同士を結合することで、ニーズや条件に合った表やドキュメントが作成できる |
| グラフ作成 | 入力した数字や計算式を基に、円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフなどを作成できる |
| 集計機能 | データベース機能のひとつで、選択した条件別に数字の計算を行う |
| オートフィルター | データベース機能のひとつで、Excelシートの中にある数字の中から条件に合うデータを探せる |
表作成以外のほか、計算機能、グラフ機能、データベース機能がExcelに備わっています。レポート課題やビジネス文書を作る際に活用できるさまざまな機能が付いているので、他のツールを使うことなくExcelひとつで作業を進められる点が魅力です。
PowerPointでできること
PowerPointは、主にプレゼンテーション関連で役立つソフトウェアです。
他者のプレゼンテーションを聴講しているときに、資料が画面に映し出されるのを見たことがある方もいるのではないでしょうか。OfficeのPowerPointは、そんな画面表示型のプレゼンテーション資料作成に最適なツールを兼ね備えています。
画面に資料を表示することにより、聞き手は視覚から多くの情報を得ることができます。詳しく内容を理解してもらえるのはもちろん、画像やグラフなどを挿入することで退屈さや単調さを軽減できるため、より効果的なプレゼンテーションが実現可能です。
PowerPointには、以下のような機能が備わっています。
| 図形 | 接合、切り出し、型抜きをはじめとする多種多様な図形があり、目的や使用用途に応じてプレゼンテーション内に挿入できる |
| アニメーション | 資料内にある文字、画像、グラフなどに動くアニメーションを付けることで、重要ポイントの強調やプレゼンテーション全体にメリハリができる |
| インデント | 文字の位置を揃えるためのシステムで、インデントを調整することによりプレゼンテーションの見やすさがアップする |
| グラフ作成 | 円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフなど、目的別に異なるグラフを作成できる |
| デザイン設定 | 背景や色が異なるさまざまなデザインがあり、自分のプレゼンテーションのテーマに近い雰囲気のものを選べる |
| レイアウト変更 | 各スライドのレイアウトを変更することで、自分のニーズに合ったプレゼンテーションが作れるほか、他者とレイアウトを共通することができる |
上記はPowerPointの基本的な機能ですが、他にもさまざまなツールが搭載されています。機能をフル活用することでクオリティの高いプレゼンテーションになるため、話者と聞き手の双方にとって説明しやすい、理解しやすいといったメリットがあります。
また、PowerPointは、最低限度の知識でも簡単にマスターできる点もポイントです。
シンプルな操作方法や既存のテンプレートの豊富さなどが魅力となっており、「パソコンにあまり詳しくないけどプレゼン資料を作らないといけない」「複雑な操作をしなくてもきちんとしたプレゼンテーションができるソフトがほしい」という方にピッタリのソフトウェアです。
Officeが必要な人はどんな人？
Officeの機能性やメリットについてお話ししてきましたが、ここでは具体的にどんな方にOfficeが必要かを見ていきましょう。
レポート課題を書く機会が多い大学生、勤め先でOfficeを使っている会社員、VBA・マクロをはじめとするOffice特有のシステムを活用したい方は、互換ソフトではなくOfficeを選ぶことで作業を効率的にこなせます。
また、Officeはオフラインにも対応しているので、場所や環境を問わずに閲覧や作業がしたい場合もOfficeを購入するのがおすすめです。
大学生
Officeが必要な人に、大学生が挙げられます。授業の一環としてレポート課題やプレゼンテーションの発表を行う機会も多く、word、Excel、PowerPointを使うことでスムーズに作業を進められます。
「奨学金を借りて学費を自分で出しているから経済的な余裕があまりない」「ソフトウェアにあまりお金を割けない」という場合は、Microsoft 365 Educationライセンスの取得を検討してみましょう。
Microsoft 365 Educationライセンスは、学生に限りOfficeを無料もしくは低価格で使えるシステムです。Microsoft 365 Educationライセンスを取得することで、以下のソフトウェアを活用できます。
- Word
- Excel
- PowerPoint
- OneNote
- Teams
- Publisher
- Access
学生が必要なword、Excel、PowerPointが含まれており、レポート課題やプレゼンテーション資料の作成を行える点がポイントです。
なお、Microsoft 365 Educationライセンスは、大学によっては無料で手に入れることができます。大学とMicrosoftが提携している場合はお得にOfficeのソフトウェアを使えるので、自分自身の大学に問い合わせてみるのがおすすめです。
◆大学生に人気のパソコンメーカーは、こちらの記事でご紹介しています。ぜひご覧ください。
会社でOfficeを使っている
雇用先のパソコンにOfficeが入っている会社員は、自身もOfficeを使うことで作業が効率良く進みます。もし互換ソフトをプライベートで使っている場合、作成したドキュメントやプレゼンテーション資料がOfficeと互換ソフトの間で表示崩れする可能性が高くなります。閲覧しにくくなるのはもちろん、誤字脱字のチェックができない、作成や編集作業が行えないといったデメリットがある点に注意が必要です。
また、プレゼンテーションを行う場合、完成したPowerPointの資料を基に練習を行う方も多くなっています。質の高いプレゼンテーションをする上で必要不可欠な事前練習ですが、「会社だと人目があるから自宅で1人で練習しよう」「スムーズにプレゼンテーションできるように何度も家で繰り返し練習したい」と思っても、表示崩れが起きていては本番通りにスライドを操作することが困難です。
自宅で練習ができないということは、会社で業務時間内やその他の時間を使って練習しなければならないということを意味します。場所や時間が限定されてしまうというリスクがあるため、満足に練習できないまま本番に臨む可能性も高いということを覚えておきましょう。
仕事の効率化や高評価の獲得を目指したいのであれば、Officeを導入するのがおすすめです。
VBAやマクロを使いたい
VBAやマクロを使いたい場合は、Officeが必要となります。VBAはVisual Basic for Applicationsの略であり、拡張機能を行うプログラミングシステムのことです。
VBAやマクロには、業務を自動化する役割があります。データの集計、帳票やドキュメントの作成、メールの一括送信、フォルダ操作、PDF化といった幅広い業務に適用しており、wordやExcelの自動化も行えるのが特徴です。
単純作業を全て自分自身で行う場合、膨大な手間と時間がかかります。レポート課題やビジネス文書の作成が非効率になり、ドキュメントやプレゼンテーション資料の質が下がってしまいます。
一方でVBAやマクロを活用する場合は、作業をOfficeのソフトウェア内に記録することが可能です。単純作業を自動でOfficeが行うため、作業の効率が大幅にアップする、ハイクオリティなレポート課題やビジネス文書が完成するといったメリットを実感できます。
マクロは、作業の自動化を記録するシステムのことです。そしてVBAはマクロ機能を使うためのプログラミング言語であり、OfficeにVBAをプログラミングすることでマクロが発動するという仕組みになっています。
VBAやマクロは、Officeシリーズ特有のシステムです。互換ソフトでも似た機能を兼ね備えたものはあるものの、使いやすさや機能性の高さはOfficeとは異なります。VBAやマクロを活用して作業をスムーズに進めたいのであれば、Officeの購入を視野に入れるのがおすすめです。
オフラインでも使いたい
Officeは、インターネットに接続していなくても使える利便性の高いソフトウェアです。
Googleドキュメントやスプレッドシートをはじめとする互換ソフトの中には、オンラインでの使用を前提としているものも多数存在しています。オフラインに対応していない場合、場所によっては編集やドキュメントの閲覧が一切できません。インターネット環境が整った場所でしか使えないため、「出先で編集作業をしたいからネット環境の良し悪しは分からない」「オンラインじゃないと資料を見られないソフトウェアは困る」という方にとって不向きです。
限られた場所や環境でしかドキュメントやプレゼンテーション資料を利用できないソフトウェアには、作業の効率が下がるというデメリットがあります。レポート課題やビジネス文書の作成がスムーズに進まないのはもちろん、手軽に資料を確認できない、ネット環境が悪いと編集箇所を保存できないといったトラブルにも見舞われがちです。
一方のOfficeなら、オフラインであってもドキュメントやプレゼンテーション資料の閲覧・編集ができます。外出先や公共交通機関の中をはじめとする幅広い場所で使えるので、使い勝手の良いソフトウェアを求めている方におすすめです。
特に自宅にインターネット環境が整っていない場合は、オフラインに対応しているOfficeの入手を検討するようにしましょう。
なお、Officeは公式サイトから購入できますが、AmazonなどのECサイトでも購入可能です。
Officeと互換性のあるソフトは？
低価格でドキュメントやプレゼンテーション資料の作成を試みる場合、気になるのがOfficeと互換性のあるソフトの存在です。
ここでは、Officeと同様に使えるソフトウェアとしてGoogleドキュメント・スプレッドシート、Apache OpenOffice、LibreOffice、WPS Office 2、Polaris Office の5つを紹介していきます。特徴、メリット、デメリットについて記載しているので、リーズナブルなソフトウェアを探している方は参考にしてくださいね。
Googleドキュメントやスプレッドシート
Googleドキュメントやスプレッドシートは、Googleが開発・提供しているツールです。
Googleドキュメントは文書作成ソフトで、Officeのwordに近い作りになっています。また、スプレッドシートはExcelの互換ソフトであり、どちらもオンラインで機能するというのが特徴です。
Googleドキュメントやスプレッドシートには、他のユーザーを認証してドキュメントを共有できるというメリットがあります。各々がリアルタイムで編集作業を行うと随時アップデートされ、常にアクセスしたメンバーが最新情報を得られるという仕組みになっています。
また、Office同様にインテリジェンス機能も備わっており、スペルや文法のチェックや翻訳といったツールを活用できるのも嬉しいポイントです。
Officeとの互換性が高いにもかかわらず無料で使えるため、「できるだけ出費を抑えられるソフトウェアを使いたい」「Officeに限りなく似ているコスパの良いソフトウェアを探している」という方におすすめです。
ただし、オンラインで使わなければならない点には注意しましょう。Chromeを入れることでオフラインでの作業も可能ですが、Officeと違って設定を変える手間と知識が必要になります。設定に触れることなくオフラインで手軽に閲覧・作業をしたい場合は、GoogleドキュメントやスプレッドシートではなくOfficeを入手するようにしましょう。
なお、他者と共有できるという性質上、セキュリティ面での脆弱さも目立ちます。誰かがGoogleドキュメントやスプレッドシートを誤って書き換えた場合、その内容が最新情報として保存されてしまいます。オフラインのOfficeであれば、例え文書が削除されたり誤情報が上書きされたりしても個人のファイルに影響はありません。
一方、オンラインで即座にアップデートと保存が行われるGoogleドキュメントやスプレッドシートでは、人為的なミスによるトラブルや損失が起こりやすいという点に気を付けましょう。
Apache OpenOffice
Apache OpenOfficeは、オフライン対応の無料互換ソフトがほしい方におすすめです。
word＝Writer、Excel＝Calc、PowerPoint＝Impressとなっており、基本的なデザインや機能はOfficeの各ソフトウェアと似ています。ただし、アイコンの位置がOfficeと逆に設置されているケースも多く、慣れるまでは使いにくさを感じやすいのがマイナス点です。表示崩れの発生率も高くなっており、Officeで作成したドキュメントやプレゼンテーション資料をApache OpenOfficeで開くと見た目が大きく変わってしまう恐れがあります。
なお、Apache OpenOfficeはマクロに対応していません。業務を自動化ができないため、マクロ機能が必須という場合はOfficeを購入する必要があります。
LibreOffice
LibreOfficeは、オフライン対応の無料互換ソフトです。
文書作成のWriter、表計算のCalc、プレゼンテーションのImpressがあり、旧バージョンのOfficeに似た見た目をしています。機能性もOfficeと近く、レポート課題やビジネス文書をこなす上で必要なツールは概ね網羅しているのが特徴です。
ただし、LibreOfficeを使ってドキュメントやプレゼンテーション資料の作成をした場合、Officeで表示崩れやデータの欠落が発生する可能性があります。配置や行間が違うといったレイアウト上のトラブルのほか、入力したデータ自体がなくなるなどのリスクがあるため、提出先がOfficeを使っている際は事前確認を徹底するよう心掛けましょう。
WPS Office 2
WPS Office 2は、Microsoft社公認の互換ソフトです。
文書作成ができるWriter、プレゼンテーション機能付きのPresentation、表計算に対応したSpreadsheetsの3つのみが搭載されており、Microsoft社公認なだけあってデザインやツールも類似しています。
Officeしか使ったことがないユーザーでも扱いやすいソフトウェアですが、フォントが少ない点には注意が必要です。自分が求めているレポート課題やビジネス文書の雰囲気に仕上がらない可能性もあり、完成物の満足度が低くなりがちです。
また、文書作成、表計算、プレゼンテーションの3機能しかないため、Outlookのようなメールツールは自身で別途取得しなければなりません。ひとつのソフトウェアで全ツールを網羅したい方にとって、使いにくさを感じる互換ソフトとなっています。
なお、認証することでオフラインでも作業可能となるものの、接続状況によってはアクセスできない点にも注意してください。
Polaris Office
Polaris Officeは、Officeよりも低価格設定が魅力のオフライン互換ソフトです。
WordがWORD、ExcelではSHEET、PowerPointはSLIDEという名称になっており、他の互換ソフトと比べて表示崩れしにくいというメリットがあります。提出先がOfficeでも難なく閲覧できる可能性が高いため、レポート課題やビジネス文書の質を維持しやすいのもポイントです。
一方で、マクロ機能が備わっていないというデメリットがあり、作業の効率化を図りにくくなっています。
また、Polaris Officeは、ウイルス対策ソフトとの相性が悪い傾向にあります。Polaris Officeをアップデートするときにウイルス対策ソフトが反応してしまい、スムーズにアップデートできないケースも多くなっている点に気を付けましょう。
互換ソフトを使うときの注意点
無料、もしくは格安でOffice同等の機能を使える互換ソフトですが、厳密にはOfficeとは異なります。そのため、Officeでファイルを開くと表示崩れする、クリップアート・フォントが少ないといったデメリットがあり、使い勝手の悪さを感じる可能性があります。
デメリットや注意点を把握することは、互換ソフトをOfficeの代わりにできるか判断する上で必要不可欠です。互換ソフトを多方面から理解して、自分自身のニーズや許容範囲とのバランスを考えてみましょう。
Officeで表示したときに表示崩れする可能性がある
互換ソフトを使うことで、表示崩れのトラブルに見舞われる可能性があります。
表示崩れとは、レイアウトが本来とは違う位置にくるといった表示上の問題です。表示崩れが起こると、資料が読みにくくなったり読み手の理解度が下がったりするほか、資料を見ながら電話やオンラインミーティングをする際に双方で認識違いが発生するリスクが高まります。
作成した資料が意味をなさない状態になってしまうため、互換ソフトを使う場合は表示崩れに注意しましょう。状況によっては、表示崩れにより悪影響を被る可能性も考えられます。
レポート課題や取引先への提出資料が表示崩れしていると、教授や取引先に悪い印象を与えかねません。「他の学生は表示崩れに気を付けているのにこの学生は注意散漫だな」「詰めが甘くて仕事を任せるのが不安」といったマイナスの感情を抱かれてしまう恐れもあるので、資料を作成したら必ず提出前にOfficeで開いて確認することが大切です。
また、表示崩れに似た現象に文字化けやマクロの非実行が挙げられます。マクロは、Officeの複数のソフトウェアで作業を自動化するシステムのことです。作業の簡略化に繋がる便利な機能ですが、互換ソフトを使っているとマクロが実行されないケースも多々あります。文字化けも資料の質を落とす重大な原因になってしまうため、併せてチェックするよう心掛けましょう。
クリップアートやフォントが少ない
互換ソフトを活用する場合は、Officeよりもクリップアートやフォントのバリエーションが少ない点に注意が必要です。
クリップアートとは、小さめサイズの画像のことです。既にソフトウェアの中にあり、検索することで自分が使いたいクリップアートを探すことができます。
クリップアートの挿入には、ドキュメントやプレゼンテーション資料を華やかにする、読み手の興味を引く、メリハリをつける、ユーモアを表現するといった効果があります。ただ文章だけを記載しているレポート課題やビジネス文書よりも理解しやすくなるのはもちろん、読み手がマンネリしないというメリットもあり、ハイクオリティなドキュメントやプレゼンテーションになるのがポイントです。
また、Officeのフォントは種類が多く、硬い印象からポップな雰囲気まで好みやテーマに合うフォントを選ぶことができます。全体のイメージが大きく変わるため、フォントを上手く使いこなすことで魅力的な資料の作成に繋がる点が特徴です。
しかし、互換ソフトを使うことにより、クリップアートやフォントの数が限定される恐れがあります。Officeよりも少ないクリップアートやフォントの中から選ぶ必要があり、場合によっては自分のイメージに近いものが見つからない可能性も考えられます。
100％納得できないドキュメントやプレゼンテーション資料が完成してしまうので、「妥協なしで本当に自分が満足できるものに仕上げたい「クリップアートやフォントを駆使して質の良いものを作りたい」という方は気を付けましょう。
パソコンにオフィスが必要かについてまとめ
Officeをパソコンに入れることで、ドキュメントやプレゼンテーション資料をスムーズに作成できます。
Word、Excel、PowerPointといった学生や会社員にとって必要なソフトウェアを兼ね備えており、各種バリエーション豊富な機能があるのも特徴です。レポート課題やビジネス文書の質を高めることに繋がるため、成績や業績を伸ばしたい方にピッタリです。
なお、Officeには互換性のあるソフトも多く、Googleドキュメント、スプレッドシート、Apache OpenOffice 、LibreOffice、WPS Office 2、Polaris OfficeにはOfficeと似た機能があります。無料で使えるといったメリットもあるものの、表示崩れには注意が必要です。互換ソフトで作ったものをOfficeで開くとチグハグな表示になる可能性があり、ドキュメントやプレゼンテーション資料の質を下げる原因にもなりかねません。また、クリップアートやフォントがOfficeほど豊富でないケースも多くなっているため、価格と機能性のバランスを考えながら互換ソフトを選ぶことが大切です。
もしスムーズに資料の閲覧、作成、編集を行いたい場合は、Officeを購入するのがおすすめです。作業の効率化と質の高いドキュメントやプレゼンテーション資料の作成を両立するためにも、使い勝手抜群のOfficeを活用してくださいね。
