ChatGPTで不動産メールを書く手順｜反響返信・追客の場面別プロンプトと送信前チェック

ChatGPTで顧客メールを書くなら、状況を渡し「事実と約束」を人が直す

ChatGPTで不動産の顧客メールを書く手順は、①場面とメールの目的を1つに決める、②お客様の名前を伏せて、経緯・確認済みの事実・次にしてほしいことを渡す、③日時・金額・物件情報と、約束になっている表現を人が直し、送信前チェックを通してから送る、の3段階です。

メールの下書きは、生成AIが最もよく使われている仕事の1つです。総務省『令和8年版 情報通信白書』（2026年）の企業調査では、生成AIの業務別の利用で「議事録・メール作成補助」が約7割と最も多くなっています。つまり、ChatGPTでメールを書くこと自体は特別な使い方ではありません。

差が出るのは文面の上手さではなく、送る前にどこを直すかを決めているかどうかです。

ここでは、不動産会社がお客様に送るメールを5つの場面に分け、場面ごとに渡す情報と直す箇所、そのまま使えるプロンプトを整理します。物件紹介文やお断りへの返信など、メール以外も含めた例文は業務別のプロンプト集、反響対応の体制づくりや自動化は反響対応AIの完全ガイドで扱っています。

ChatGPTに任せる部分と、人が直す部分はどう分ける？

ChatGPTに任せるのは、敬語や構成を整えて読みやすい文面にする部分です。物件の事実、日時や金額、何を約束するか、そもそも送るかどうかは、人が決めて確かめます。

AIが書いたメールで困るのは、文章が下手なことより、もっともらしい事実と、こちらが言っていない約束が混ざることです。個人情報保護委員会も2023年6月の注意喚起で、生成AIの応答は確率的な相関関係に基づいて作られるため、不正確な内容が含まれることがあると説明しています。

「最寄りのスーパーまで徒歩3分」「来週には入居できます」のような一文は、読んだだけでは正しいか誤りか分かりません。だからこそ、直す箇所を「事実」「約束」「宛先」に固定しておくと、確認が毎回同じ手順で終わります。

場面ごとに、何を渡してどこを直す？

不動産会社がお客様に送るメールは、場面によって目的がはっきり分かれます。場面ごとに、ChatGPTに渡す情報と、人が必ず直す箇所を並べると次のようになります。

「渡す情報」の列に、お客様の名前や連絡先は1つもありません。ChatGPTが文面を作るのに必要なのは、誰に送るかではなく、どんな経緯で、お客様に次に何をしてほしいかです。

追客の優先順位をどう付けるかは見込み客スコアリングの始め方で解説しています。

ChatGPTに渡す前に決めておくことは？

プロンプトを書く前に、使うアカウント、伏せる情報、会社としての文面のルールの3つを決めておきます。どれも一度決めれば、以降のメールすべてに効きます。

どのアカウントで使うかを確かめる

ChatGPTは、無料版やPlusなど個人向けのプランでは、入力内容をモデルの改善に使う設定が既定でオンになっており、設定のデータコントロールで無効にできます。ChatGPT BusinessやEnterpriseといった会社向けのプランは、既定で学習に使われません（OpenAI、2026年）。

ここで押さえておきたいのは、学習の設定をオフにしても、お客様の情報を入れてよいことにはならない点です。個人情報保護委員会の注意喚起は、個人情報を含むプロンプトを入力する場合、その個人情報の利用目的を達成するのに必要な範囲かを十分に確認するよう事業者に求めています。設定は「学習に使われるか」の話で、「その情報をAIに渡してよいか」は会社のルールと利用目的で決まります。プランの違いはChatGPT無料版と有料版の違いで整理しています。

お客様の名前を伏せ、状況に置き換える

会社のルールで認められていない限り、次の情報はChatGPTに入れず、状況を表す言葉に置き換えます。

• 氏名は「〇〇様」とだけ書き、送信時に人が差し替える
• 電話番号・メールアドレス・現住所は書かない
• 勤務先や年収は「共働き」「予算の上限あり」程度にとどめる
• 物件は部屋番号まで書かず、「駅徒歩7分・1LDK」のように概要で伝える

名前を伏せても、文面の出来はほとんど変わりません。宛名を差し込むのは送信する人の仕事にしておくと、宛名の取り違えにも送る前に気づけます。個人情報の扱いの詳しい考え方はAIにお客様の個人情報を入れてよいかの解説をご覧ください。

会社の「文面のルール」を1本作って使い回す

毎回同じ注意を書くのは手間なので、全場面で共通のルールを1本にまとめておきます。新しいチャットの最初にこれを貼り、続けて場面別のプロンプトを送ります。

あなたは不動産会社の営業担当者です。これから、お客様に送るメールの下書きを頼みます。次のルールを毎回守ってください。

【文面のルール】
・丁寧だが堅すぎない敬語で書く。
・お客様の名前は「〇〇様」、担当者名は「【担当者名】」と書く。
・件名と本文を分けて出す。本文は300字程度までにする。

【事実のルール】
・私が渡した情報に書かれていない物件の設備、周辺環境、空き状況、日時、金額は書かない。
・書く必要があるのに情報が足りない箇所は【未定】と書く。
・「必ず」「確実に」「確保できます」「最高」「格安」など、約束や根拠の必要な言葉は使わない。

【最後に】
・下書きのあとに、私が送る前に確かめるべき箇所を箇条書きで3つ挙げてください。

最後の「確かめるべき箇所を3つ挙げる」は、AIに自分の下書きの弱いところを申告させる指示です。挙がった箇所を元の資料と照合すれば、確認の抜けが減ります。ルールを1本にそろえると、担当者ごとに文面の丁寧さや約束の仕方がばらつくことも防げます。役割や禁止事項の書き方の原則はAIプロンプトの書き方で解説しています。

場面別のプロンプト例

次のプロンプトは、上の「文面のルール」を貼ったチャットに続けて送る前提です。【】の中は自社の状況に書き換えてください。

反響への初回返信：休日の夜に届いた問い合わせ

次の状況で、反響への初回返信メールの下書きを作ってください。

【状況】
・不動産ポータルサイトから、賃貸マンション【駅徒歩7分・1LDK】について「まだ空いていますか。見学したいです」と問い合わせがあった。
・問い合わせは土曜日の夜。返信するのは翌日の朝。
・空き状況は管理会社に確認中で、まだ分かっていない。

【メールの目的】
・問い合わせのお礼と、返信が翌朝になったことへのひと言。
・空き状況は確認してから改めて連絡すること。
・見学の希望日時を2つ挙げてもらうこと。

【条件】
・空いているとも、見学できるとも書かない。
・他の物件の紹介は入れない。

初回返信で一番直す必要があるのは、「ご案内可能です」のような、空き状況を確かめる前の一言です。問い合わせの物件がすでに申込済みだった場合、その物件で来店や見学を誘うことは、おとり広告の問題にもつながります。広告と実際の空き状況のずれを防ぐ考え方はおとり広告の下チェックの記事で扱っています。営業時間外の問い合わせにLINEで自動応答する方法はLINE公式アカウント×AIの自動返信をご覧ください。

内見後のお礼：気にしていた点に、確認できた範囲で答える

次の状況で、内見のお礼メールの下書きを作ってください。

【状況】
・子育て中のご夫婦。昨日、中古マンション【3LDK・築18年】を内見した。
・日当たりは気に入っていたが、上の階の生活音を気にしていた。
・生活音について管理会社から聞けたのは「過去1年、騒音の相談記録はない」ということだけ。
・住宅ローンの事前審査はまだ申し込んでいない。

【メールの目的】
・内見のお礼。
・生活音について確認できた事実を、確認できた範囲のまま伝える。
・次の連絡日として【日付】を提案する。

【条件】
・「静かです」「問題ありません」と言い切らない。
・ローンが通るかどうかには触れない。

お客様が気にしていた点ほど、安心させたくて言い切りたくなります。ChatGPTは「相談記録はない」を「静かな環境です」と自然に言い換えがちなので、条件で言い切りを止め、下書きでも言い換えが起きていないかを読みます。確認できた範囲をそのまま伝えるほうが、あとで事実と違ったときに信頼を失わずに済みます。

返事が止まったお客様への追客：送る時期ごとに文面を変える

内見後に返事が止まっているお客様へ送る追客メールを、送る時期を変えて3通分作ってください。

【状況】
・単身の会社員。2週間前に賃貸マンション【1K・駅徒歩5分】を内見した。
・内見のときは、職場までの通勤時間を一番気にしていた。
・その後、メールに返信がない。

【3通の違い】
・1通目（内見の数日後）：お礼と、気になる点があれば聞いてほしいというひと言。
・2通目（1週間後）：通勤時間について、次の事実を1つだけ伝える。事実：【最寄り駅から勤務先の駅まで電車で約20分・乗り換え1回】
・3通目（2週間後）：検討をやめていても返信しやすい文面にし、今後の連絡が不要な場合の伝え方も書く。

【条件】
・返事を催促する言い方、決断を急がせる言い方はしない。
・他の物件の紹介は入れない。

追客の文面を時期ごとに作り置きしておくと、忙しい週でも連絡が途切れにくくなります。ただし、送る間隔は自社の商習慣とお客様の検討状況に合わせて決めてください。

返事が止まったお客様には、同じ内容の繰り返しより、1通ごとに新しい判断材料を1つ届けるほうが返信しやすくなります。

3通目に「連絡が不要な場合の伝え方」を入れるのは、お客様が断りやすくするためです。断りの返事も、次に追客する相手を絞る判断材料になります。複数のお客様への追客を仕組みで回す方法は顧客管理システム（CRM）×AIの解説にまとめています。

申込後の案内：社内のチェックリストを並べ替えさせる

入居申込を受け付けたお客様に、今後の流れと必要書類を案内するメールの下書きを作ってください。

【状況】
・賃貸マンションの入居申込を受け付けた。これから入居審査に入る。
・必要書類と期限は、次の社内チェックリストのとおり。

【社内チェックリスト（自社の内容に貼り替える）】
・本人確認書類の写し：【期限】まで
・収入を証明する書類の写し：【期限】まで
・審査の結果は、管理会社から連絡が来しだい担当者から伝える。
・契約の前に、宅地建物取引士が重要事項の説明をする。日程は改めて調整する。

【条件】
・チェックリストにない書類や手順を足さない。
・審査に通るかどうかの見込みは書かない。
・書類の送り方は【送付方法】と書き、私があとで記入する。

申込後のメールで事故になるのは、文面の出来より、書類や期限の漏れと、書いてはいけない見込みです。必要書類をChatGPTに考えさせると、自社では求めていない書類まで足してしまうことがあります。社内のチェックリストを貼り、並べ替えと言葉づかいだけを任せれば、漏れも余計な追加も起きにくくなります。本人確認書類などの送り方は会社で決めた方法を人が書き入れ、AIに提案させません。

お断り・条件変更の連絡：理由は短く、第三者の情報は書かない

次の状況で、お客様へのご連絡メールの下書きを作ってください。

【状況】
・お客様が内見して検討中だった賃貸マンション【2LDK】に、先に別の方の申込が入り、貸主がその方と契約を進めることになった。
・お客様からは、同じエリアで家賃の上限を変えずに探したいと聞いている。

【メールの目的】
・ご希望に沿えなくなったことのお詫びと、経緯を短く伝える。
・同じ条件で引き続き探してよいか、希望を聞く。

【条件】
・別の申込者や貸主についての情報（年代、職業、申込の条件など）は書かない。
・「必ず見つけます」など、約束になる言い方はしない。
・代わりの物件名は入れない（私が確認してから別に送る）。

断りの連絡ほど、誠実に説明しようとして理由を詳しく書きたくなります。しかし、別の申込者の条件や貸主の事情は、お客様本人の情報ではありません。経緯は「先に別のお申込みがあり」程度にとどめ、次の希望を聞くほうに文字数を使います。

家賃の改定や入居可能日の変更を伝える場合は、【状況】を変わった事実に差し替えます。変更前と変更後の数字は、ChatGPTの下書きに頼らず、貸主や管理会社からの連絡と照合してから送ってください。

送信前チェックリストは？

ChatGPTの下書きを送る前に、次の項目を上から順に確かめます。「文面のルール」でAIに挙げさせた3つの確認箇所と合わせて使うと、見落としが減ります。

• 宛名と署名：「〇〇様」「【担当者名】」を正しく差し替えた
• 物件：物件名・所在地・間取りが元の資料と一致し、送信する直前の時点でまだ募集中である（空室・申込の状況を確かめた）
• 日時：日付と曜日、時刻が合っている
• 数字：家賃・価格・面積・駅からの徒歩分数が資料と一致している
• AIが足した事実：渡していない設備・周辺環境・空き状況が書かれていない
• 約束の表現：「必ず」「確実に」「確保できます」など、自社が約束できない言い方がない
• 第三者の情報：他のお客様や貸主の事情が書かれていない
• 宛先：送信先が正しい。複数の人に送るときは、互いのアドレスが見えない方法になっている
• 広告として送るメール：送信の同意か例外に当たるかを確かめ、送信者の名称、受信を拒否できる旨とその連絡先、送信者の住所、苦情・問い合わせの受付先（リンク先での表示も可）を入れた

最後の2項目は、ChatGPTの文面をいくら整えても確かめられない部分です。文面の確認と、送ってよいかの確認は別の作業として分けておきます。AIの誤りに気づくコツはAIの嘘を見抜く最終チェックのコツでも紹介しています。

ChatGPTで顧客メールを書くときの注意点は？

メールは1通ずつ相手に届き、送ったあとで取り消せません。個人情報、物件の表示、広告宣伝メールのルールの3つは、下書きを作る前から意識しておきます。

個人情報は、学習の設定だけでは決まらない

個人情報保護委員会の注意喚起は、事業者が本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入力し、それが応答の出力以外の目的で扱われると、個人情報保護法の規定に違反する可能性があるとしています。そのうえで、提供事業者がその個人データを機械学習に使わないことなどを十分に確認するよう求めています。

顧客メールの下書きに、お客様の氏名や連絡先はそもそも要りません。「伏せても書ける」ことを前提に社内のルールを作ると、設定の確認漏れがあっても、情報を渡さない運用で守れます。

物件を案内するメールも「表示」として扱われうる

不動産の表示に関する公正競争規約は、規制の対象になる「表示」に、インターネットによる広告表示や、ダイレクトメールなどによる広告表示、電話を含む口頭での広告表示を挙げています（不動産公正取引協議会連合会）。景品表示法の表示の指定告示も、ダイレクトメールやインターネットなど情報処理の機器による広告を含めています（消費者庁）。国土交通省の「宅地建物取引業法の解釈・運用の考え方」も、誇大広告の禁止について広告の媒体は種類を問わないとしています。

つまり、1人のお客様に送るメールでも、物件の条件を書いて来店や申込を誘う文面は、広告と同じ目で見られることがあります。「最高」「完全」「格安」のように合理的な根拠が必要な言葉を使わない、取引できない物件を案内しない、という物件広告の注意は、メールにもそのまま当てはまります。紹介文での表現の注意は物件説明文をAIで書く手順で詳しく解説しています。

物件の案内など広告として送るメールは、1通でも広告宣伝メールのルールに沿う

新着物件のおすすめやメールマガジンなど、広告や宣伝として送るメールは、特定電子メール法（特定電子メールの送信の適正化等に関する法律）のルールを確かめます。総務省の解説によると、このルールは宛先の数に関係なく、営業のために広告や宣伝の手段として送るメール全般が対象です。一斉送信に限らず、1人のお客様に別の物件をおすすめするメールも対象になりえます。広告宣伝メールは、原則として、あらかじめ送信に同意した相手にしか送れません。

• 同意の例外……取引関係にある相手、名刺などの書面でメールアドレスを知らせてくれた相手などは、同意がなくても送れる場合がある。
• 問い合わせへの返信などに付随する案内……問い合わせフォームなどでメールアドレスを知らせてきたお客様に、問い合わせへの返信や申込・契約に関する連絡として送るメールで、広告や宣伝が付随的に含まれる程度なら、同意がなくても送れる場合がある。
• 表示……送信者の名称、受信を拒否できる旨とその連絡先、送信者の住所、苦情・問い合わせの受付先などを表示する（住所や受付先はリンク先での表示も可）。
• 受信拒否……同意を得ていても、配信停止を求められたら以後は送らない。
• 記録……送信に同意があったことを示す記録を保存する。

総務省・消費者庁のガイドラインは、取引上の条件を案内する事務連絡のように、広告や宣伝の内容を含まず、広告のページへの誘導もしないメールは、このルールの対象外としています。整理すると、①広告を含まない事務連絡は対象外、②問い合わせへの返信や申込後の連絡に物件の案内が付随的に添えられる程度なら同意の例外に当たりうる、③新着物件のおすすめのように広告や宣伝そのものが目的のメールは、1通でも同意か例外が必要、の3段階で考えると線引きしやすくなります。

ChatGPTは文面を作れても、そのお客様に広告メールを送ってよいかは判断できません。

ポータルサイトやフォームから問い合わせがあったことだけで、以後の物件案内メールへの同意があったとは限りません。送信への同意は、どの送信者からのメールかが分かる形で得る必要があるため、ポータルサイトの利用規約でメールの受信に同意していても、それがそのまま個々の不動産会社からの広告メールへの同意になるとは限りません。問い合わせフォームにどんな同意の文言があったかを確かめ、同意の有無は顧客名簿の側で管理します。個別の送信が対象になるか迷うときは、所管の総務省・消費者庁の資料を確認するか、専門家に相談してください。

まとめ

ChatGPTで不動産の顧客メールを書くときは、場面とメールの目的を1つに決め、お客様の名前を伏せて、経緯・確認済みの事実・次にしてほしいことを渡します。共通の「文面のルール」で、渡していない事実を書かせない、約束の言葉を使わせない、確認箇所を挙げさせる、の3つを先に指示しておくと、どの場面でも下書きの質がそろいます。送る前には、日時・金額・物件情報と約束の表現を元の資料と照合し、宛先や第三者の情報、広告として送る場合の同意と表示を確かめます。次に送る予定のメールを1通選び、この記事の共通ルールと場面別のプロンプトで下書きを作り、送信前チェックリストを通してみてください。

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