株式会社桃太郎不動産様
株式会社桃太郎不動産は、千葉県の西千葉駅周辺エリアで長年にわたり地域密着型の賃貸管理業を展開している不動産会社です。
今回は、窪田様にClassLab.の空室通電・ライフライン代行サービスの導入効果について詳しくお話を伺いました。
千葉県トップクラスの管理戸数を誇る企業が抱えていた煩雑な通電処理
――まず、御社の事業内容について教えてください。
弊社は1980年の創業以来、西千葉駅周辺で賃貸管理業をメインに手掛けている不動産会社です。1店舗展開の不動産管理会社としては、千葉県でもトップクラスの受託管理戸数を有しており、現在2,600戸以上の物件を管理しています。
学生向け・法人向け・外国人向けなど、様々なニーズにお応えできるサービスを展開しており、地元では長きにわたり「賃貸のことなら桃太郎不動産に」とご愛顧いただいています。ただ、現状に満足することなく、さらなる発展を遂げるために常に挑戦を続けています。
――ClassLab.の空室通電・ライフライン代行サービスを導入される前は、どのような課題を抱えていらっしゃったのでしょうか。
一番大きな課題は、東京電力への通電処理が非常に煩雑だったことです。通常業務はExcelでの処理、緊急時は電話対応という使い分けが必要で、とくにExcelへの入力作業が独特で手間がかかっていました。
私がマクロを組んで多少の効率化は図っていたのですが、バグが発生した際の対応が属人化してしまっていて。私がすぐに対応できない時は、一時的に手作業に戻さざるを得ないこともありました。
東京電力のExcelは書式がロックされていて、こちら側であまり触れないようになっているので、マクロでの自動処理にも限界がありました。また、そういう問題がなぜか繁忙期に集中して起きるので、より時間がかかってしまうんです。
――具体的にはどの程度の工数がかかっていたのでしょうか。
多い日だと1日20件程度の通電処理が発生します。東京電力への通電・停止依頼をかけるExcelの処理に、そもそも1件あたり3分程度かかっていました。マクロを活用して1分程度まで短縮できたのですが、それでもアップロード作業などは別途発生しますし、変更処理も頻繁にありました。
とくに繁忙期は変更が多くて、「退去日が1日早くなります」と退去予定者様から言われると、処理時間は同じでも再度やり直しになるので、実質的に倍の時間がかかってしまいます。退去のタイミングがタイトなスケジュールの場合は電話連絡になってしまうのですが、これがまた大変で。
東京電力への電話は繋がるまでに数十分かかることもありますし、繋がってからも確認作業で何度も保留にされて、結果的に非常に時間がかかっていました。
また、空室通電があった場合は、毎月数十円から数百円の電気代をオーナー様に請求する経理処理も必要でした。検針票が来るのを待って、それを経理システムに入力するという作業ですが、検針票待ちがボトルネックになりがちで、なかなか処理が進まない状況でした。
システム連携と包括的な対応が決め手に
――ClassLab.のサービスを選んでいただいた決め手は何だったのでしょうか。
まず大きな決め手となったのは、電子申し込みサービスとの連携機能です。弊社では、以前は紙で賃貸借契約の申し込み情報を受領していましたが、現在はWebで契約処理を行っています。
その申し込み情報が自動的にライフライン代行サービスに連携されるようになり、こちらが介入することなく、スムーズに手続きが進められるようになりました。
このスタイルでしかライフライン代行を依頼したことがないので、FAXでのやり取りなどは一切行っていません。やはり信頼感のある会社にお願いしたいという思いもありました。
また、LPガスや水道局への開始手続きも実施していただける点も大きなメリットでした。以前利用していた会社は電気・ガス（都市ガスのみ）の取次はできましたが、水道やプロパンガスは「ご自身で手続きしてください」とお客様にお願いする必要がありました。案内の使い分けが必要で、お客様への説明も複雑になっていたんです。
現在は「ClassLab.から連絡が来ますので、そちらにお任せください」とひと言で済むので、非常に楽になりました。お客様にも喜んでいただけていると思います。
――実際に利用してみた感想はいかがでしょうか。
スピード感は本当によいですね。物件の内見後から申し込み〜契約〜入居という流れの中で、契約よりも前の段階で連絡をしていただけるのが助かっています。つまり、契約条件を詰めて「次回契約しましょう」という段階でClassLab.さんから連絡をいただき、手続きが完了したという報告もいただけるので、お客様が忘れてしまうリスクも減りました。
契約がまだ成立していない段階なのでキャンセルになることもあるのですが、その際もWebで処理できるため、二重に連絡する手間もなく、非常にスムーズです。
また、以前利用していた会社と比べて、お客様からのクレームも明らかに減りました。完全にゼロではありませんが、そこは人間が対応する以上、ある程度は仕方ないと思っています。
管理画面があるのも大きなメリットです。誰がいつ何秒間架電しているのかが見えるので、透明性が高いと感じています。前の会社にはそもそもこういった管理画面がなかったので、この点は魅力的ですね。
管理画面は利用し倒しているわけではありませんが、閲覧する際のストレスを感じない使いやすさがありますね。
わずか30秒で通電処理が完了。片手間でできるレベルに
――サービスの導入によって得られた効果について具体的に教えてください。
最も大きな効果は、通電処理にかかっていた時間を別の業務に充てられるようになったことです。以前は事務スタッフに電気関連の業務をお任せしていて、その方々の業務の大きなウェイトを占めていました。
現在は、原状回復周りのメンバーが、ある種片手間で対応できるレベルまで負担が軽減されています。通電開始依頼は1件30秒程度で完了し、Excelに入力しなくてよいので簡易になりましたね。緊急時の対応もしてくれるので助かっています。
また、空室通電の電気代という概念がなくなったことで、電気代の請求作業もなくなり、楽になりました。
ライフライン代行サービスについては、正直なところ「何もやっていない」というのが実情です（笑）。情報が勝手に共有されているので非常に楽で、いただいたチラシをお客様にお渡しして、「ClassLab.から電話が来ますよ」とお伝えするだけで済んでいます。
トラブルも大幅に減ったので、そこにかける工数も削減できましたね。
さらなる業務効率化を目指して
――今後、このサービスをどのように活用していきたいとお考えでしょうか。
営業スタッフの対応に関するアンケートを取っていただいているので、そのデータをもう少し活用できればと思っています。
担当者ごとのフィルターがうまく機能していない部分もあるのですが、それが改善されれば営業スタッフへのフィードバックに活かせると考えています。
――最後に、今後の展望についてお聞かせください。
より一層のシェア拡大を目指しています。社員教育に力を入れて業務を効率化し、お客様によりよいサービスを提供できるよう頑張っていきたいと思います。
今回、空室通電サービスを導入したことで、本来注力すべき業務に時間を割けるようになりました。今後もこうした取り組みを続けて、地域のお客様によりよいサービスを提供していきたいと考えています。
株式会社桃太郎不動産様の事例では、煩雑だった通電処理業務が大幅に効率化され、スタッフの負担が軽減したとの評価をいただきました。
今後もClassLab.では、不動産会社様のご負担をより少なくできるよう、不動産会社様が使いやすいサービスを提供していきます。
